1、工地(地盘)会议记录和有关工程的来往信件，都必须全部保存妥当，直到合同全部履行完毕、所有索赔项目获得解决为止。

　　2、各种施工进度表，包括业主代表和分包编制的进度表。

　　3、施工备忘录(日记)，在施工中发生影响工期和索赔有关的事项，都要及时做好记录。按年月日顺序号存档，以便查找。

　　4、做好建筑师和工程师的口头指示记录，及时以书面形式报告建筑师予以承认。将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。

　　5、工程照片需有专人管理，照片都应标明拍摄的日期，最好购买带有日期的相机。将照片按工程进度整理编排。

　　6、收集记录每天的气象报告和实际气候情况。

　　7、整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据，按年月日编号归档。

　　8、完整的工程会计资料，包括工卡，人工分配表、注销工资薪金支票、材料购买定贷单、收讫发票、收款票据、帐目及有关图表、财务信件、经会计师核证的财务决算表等。

　　9、所有的合同标书文件、合约图纸、修改增加图纸、计划工程进度表、人工日报表、材料设备进场报表及帐单(工程付款单)等需归类保存入档。

　　以上九项资料是施工索赔的原始依据，承包商必须重视做好，否则，索赔无依据，一切都是空谈。