有些单位的HR们因为疏忽或为了节省工作步骤，不要求员工在每月的考勤表和工资单上签字确认，岂不知忽略了这点小细节却容易出现大问题，一旦与劳动者发生了与之相关的劳动争议，双方就会各执一词，而裁判者通常会要求用人单位就相关事实承担举证责任的。

最常见的争议类型就是关于加班费。当劳动者主张加班费时，通常会详细陈述加班的总时长、加班的形式、公休节假日加班还是工作日延时加班等等，有的劳动者还会自行制作明细表格来佐证其诉讼请求。

这时，裁判者一般会要求用人单位出示考勤表和工资单，来核实劳动者是否存在加班情形以及用人单位是否足额发放加班费。如果用人单位提交的是没有经过员工确认的考勤表和工资单，劳动者对这样的证据又不认可时，裁判者很可能判定支持劳动者的请求。

另一类常见的争议是关于年假工资。尤其是在用人单位统筹安排年休假的情况下，考勤记录是证明劳动者已休年假的最直接证明，如果考勤表缺少员工的确认，劳动者又否认休假情况时，用人单位很难提交其他证据证明劳动者已休完年假的事实，那用人单位很可能被判另行支付未休年假工资。

我们先通过几个案例来体会裁判者的审理思路：

近些年来，因用人单位所出示的劳动者考勤表、工资单上无劳动者签字，劳动者不予认可，法院遂判决用人单位败诉的情况时有发生。

为此用人单位普遍觉得冤枉，为什么单位说的都是事实，怎么还输了呢？而员工开庭时甚至一份证据都不交，最终还胜诉了呢？

在一般民事案件中，依据“谁主张，谁举证”的证据规则，原告对自己提出的请求和事实，应当提供相应证据予以证明。然而考虑到在劳动者与用人单位发生的劳动争议中，往往劳动者在证据取得方面处于劣势，所以在劳动争议案件由用人单位负举证责任。同时明确规定，只要员工能证明用人单位实施了考勤制度的，劳动者的考勤记录、工资单都由用人单位负责提供。而就工资表与考勤记录而言，一般是由用人单位单方记录或掌握，存在伪造或篡改的可能性，故原则上应由劳动者签字确认，方有利于劳动者一方权益的维护。

当用人单位为抗辩劳动者的支付工资（加班工资、未休年假工资等）请求，仅能提供未经劳动者签字的工资表和考勤表等单一证据的，如劳动者一方否认，无法被裁判者直接采信，是无法有效抗辩劳动者请求的。

例如，在上述冯某的案例中，冯某称自己未休4天年假，劳动服务公司称冯某已休，双方各执一词。这时，法庭不需要冯某举证证明自己未休年假，而要求公司出示冯某已经休完年假的证据，否则将承担不利后果。对此公司提交了冯某的考勤表予以证明，然而由于该考勤表为公司自行制作，上面既无冯某签字，又不被冯某认可，法院依照证据规则认定其为无效证据，据此采信了冯某未休年假的主张。

而在上述张某的案例中，张某称物业管理公司没发放未休年假工资，而公司提交了工资单作为已发放了年假工资的证据，但工资单上没有张某的签字，张某又不认可其领取的工资中包含了年假工资，所以判定公司再行支付张某未休4天年假的工资。

其实，关于用人单位的考勤管理和工资支付问题，国家劳动部和许多地方政府已经做出了较为详细的规定。例如，劳动部《工资支付暂行规定》第七条规定，用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。

《江苏省工资支付条例》第十七条规定，用人单位应当书面记录支付劳动者工资的应发项目及数额、实发数额、支付日期、支付周期、依法扣除项目及数额、领取者姓名等内容。用人单位应当建立劳动考勤制度，书面记录劳动者的出勤情况，每月与劳动者核对并由劳动者签字。用人单位保存劳动考勤记录不得少于二年。

《吉林省企业工资支付暂行规定》第十条规定，企业应编制工资支付表，并至少保存两年备查。工资支付表应包括劳动者姓名、支付工资时间、应支付工资项目和数额、扣减项目和数额、实际支付的工资数额及领取工资者的签名等事项。

《江西省企业工资支付暂行规定》第十四条规定，用人单位支付工资应当制发工资支付表。工资支付表应当载明支付单位名称、支付时间、支付对象的姓名、应发和扣减的项目、金额、员工签名或者其工资账号等事项，并依法保存两年以上备查。

综合上面的分析，建议各企事业用人单位，一要严格遵守相关法律法规的规定，二要建立健全关于考勤管理和工资支付的各项规章制度，包括劳动者定期对工资单、考勤表的签字确认制度，明确加班审批制度和流程等等。

规章制度完备后，用人单位还需要注意进行相关文件、表单的收集和归档，采用OA管理系统和采用电子打卡考勤的用人单位要注意留存相应的纸质的书面资料，以及要求劳动者本人签名确认，以免在可能发生的劳动纠纷中承担举证不能的不利后果。HR们也千万不要图省事，免得小疏漏引发大麻烦。

作者：兰靖

来源：劳动法库